Finden Sie hier einen Überblick über den neuen Merkzettel  in der infra-struktur 2.10

Sämtliche Merkzettel finden sich in der Übersicht wieder, selektierbar nach „Alle Merkzettel“, also alle Merkzettel, auf die ich berechtigt bin und „Meine Merkzettel“, die Merkzettel, welche ich selber erstellt habe. Jeder Merkzettel hat einen eigenen Farbstatus. So kann ich wichtige und / oder aktuelle Merkzettel hervorheben. Über eine Globalisierenfunktion kann ein Merkzettel für weitere User freigeschaltet werden. Mit Mouse-Over sieht man den jeweiligen Farbstatus des Merkzettels bei den anderen Berechtigten. Über das Archivrecht wird der Merkzettel im Datensatz für alle User sichtbar.

Parallel zu den Dokumenten und den E-Mails ist globalisieren und archivieren nun also auch als Funktion für die Merkzettel implementiert. Ebenso der Farbstatus rot-gelb-grün. Natürlich gibt es somit auch im Merkzettelmodul einen gelb/rot – Reiter, um sich alle Merkzettel in Bearbeitung anzeigen zu lassen.

Über die Selektboxen, kann man Aktionen für einen oder mehrere Merkzettel gleichzeitig vornehmen. Beispielsweise „löschen“ oder als Favorit markieren.

Als Favorit markierte Merkzettel werden gesondert noch einmal unter dem Reiter „Favoriten“ aufgeführt, um die Wichtigkeit oder Aktualität eines Merkzettels zu unterstreichen.

 Ausführen kann man diese Aktionen dann über das Feld „Aktion wählen“ oben rechts in der Merkzettelübersicht

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Durch Klick auf einen Merkzettel öffnet sich der Ansichtsmodus, um den Merkzettel zu betrachten. Über die Button „Bearbeiten“ „Rechte“ und „Version“ kann man verschiedene weitere Einstellungen und Funktionen aktivieren. Bearbeiten kann man einen Merkzettel immer dann, wenn unter „Rechte“ der Punkt „Schreibrechte“ aktiviert ist. Unter „Version“ sind sämtliche bisherige Versionen des Merkzettels angezeigt und sind aufrufbar. Eine lückenlose Dokumentation der Merkzettelhistorie ist somit gegeben.  Mit Klick auf „Wiederherstellen“ bekommen Sie die Informationen der „Vorgängerversion“ rechts angezeigt.

Um einen neuen Merkzettel anzulegen klicken Sie auf „Merkzettel anlegen“. Es öffnet sich die Eingabemaske des Merkzettels, in der sie Titel und Inhalt hinterlegen können. Die Einstellungen zu Berechtigungen etc. sind entsprechend zu setzen. Im Textfeld sind verschiedenste Formatierungen nutzbar, von Formatierungen des Schriftbildes, über das Einfügen von Grafiken bis hin zum Erstellen und Einfügen von Tabellen.

 Über das Datum links neben dem Titel können Sie das Erstellungsdatum des Merkzettels hinterlegen, bzw. bei Überarbeitungen fortschreiben.

Viele Funktionen des alten Mailverfassenfensters finden sich auch in der neuen Version wieder. Entgegen der Vorgängerversion können im An-Feld jedoch nun beliebig viele E-Mailadressen nach einander gesucht und ausgewählt werden. Gleiches gilt für die cc- und bcc-Empfängerfelder, welche über den Button rechts neben dem An-Feld aktiviert werden können.

Neben der Betreffzeile können Sie über den „Büroklammer-Button“ die Funktionen zum Anhängen von Dateien aktivieren.

Im Feld „Anhänge“ können Sie direkt Dateien aus dem DMS suchen und als Anhang auswählen. Über den Button rechts daneben können Sie Dateien von der lokalen Festplatte als Anhänge definieren.

Desweiteren können Sie Anhänge via Drag and Drop einfach rechts in den Bereich neben diese Felder ziehen, um sie als Anhang zu definieren.

 Im Textfeld können Sie über den Editor Ihre Mails nach Belieben formatieren und gestalten. Eine Schriftart und Schriftgröße, welche Sie einmal ausgewählt haben, bleibt für weitere Mails als Standardschriftart bestehen, wenn Sie diese mit dem entsprechenden Button abspeichern.

Mit Klick auf das erste Symbol öffnen sich weitere Leisten mit Möglichkeiten, den Text zu gestalten und zu formatieren

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Die Höhe des Textfeldes, also des beschreibbaren Bereichs, kann man durch ziehen rechts unten anpassen. Die Größe bleibt gespeichert und das Fenster passt sich dann in Zukunft automatisch an.

Vorlagen und Entwürfe speichern Sie ebenfalls über das Diskettensymbol ab.

Erstellen Sie den entsprechenden Text der Vorlage bzw. des Entwurfs und speichern Sie ihn über die dann erscheinenden Kommunikationsfelder ab. Titel des Entwurfs bzw. der Vorlage ist der „Betreff“, ist kein Betreff angegeben, das aktuelle Datum.

Form und Layout der Signatur können Sie in diesem Extra-Fenster nach Wunsch

definieren. Über die Diskette können Sie so die eine oder mehrere Signaturen hinterlegen. Also mehrere verschiedene Signaturen für ein und das selbe Mailfach oder eine Signatur für mehrere Mailfächer.

Die Funktionen des sendens und später sendens, das Speichern und hinterlegen von Vorlagen und Entwürfen, sowie das definieren von Empfängergruppen funktioniert nach den bekannten Schemata des bisherigen Mailverfassenfensters. „Sofort senden“ entfällt, da alle Mails standardmäßig sofort versendet werden.

Ebenfalls völlig neu ist die Suche nach Empfängeradressen im Mailverfassenfenster. Generell sind die Treffer sortiert nach der Häufigkeit der eingehenden Mails dieser Adresse.

In der Trefferliste wird danach unterschieden, was der Ursprung der gefundenen Mailadresse ist: Die Männchen symbolisieren, dass die Adresse in einem Datensatz gefunden wurde, der Briefumschlag, dass es eine Adresse aus einer eingegangenen E-Mail ist, die nicht in einem Datensatz hinterlegt ist. Wenn Sie auf das Datensatz – Symbol klicken, wird dieser in einem neuen Intab geöffnet. Ist die Adresse in mehreren Datensätzen enthalten, werden alle dieser Datensätze geöffnet. Über das Einfahrt-Verboten Symbol können Sie, wie gehabt, falsche, bzw. ungültige Mailadressen blacklisten.