Sommer-Special Update 2.10.70.61 (15.08.2025)

Mit diesem Update veröffentlichen wir zwei kleine, aber oft gewünschte Funktionen.

Externes Teilen von Dokumenten

Ab sofort könnt ihr jedes Dokument per Link mit externen Kontakten teilen.
So lassen sich auch bereits geteilte Dokumente erneut versionieren, zeitlich begrenzen oder mit einem Passwort schützen.

Der erzeugte Link ist durch eine sogenannte UUID gesichert – diese muss man kennen, lässt sich aber nicht erraten.

Übernahme von Anhängen ins Dokumentenmanagement mit nur einem Klick.

Ein kleiner, unscheinbarer Button macht es möglich, und ihr könnte jetzt jeden Anhang direkt als Dokument ins DMS speichern. Wichtig: Damit werden keine Datenmengen erzeugt, denn das Dokument ist weiterhin der Anhang. Ich kann sogar aus dem Dokument über das E-Mail Symbol wieder in die ursprüngliche Mail springen.

Passend zum Frühlingserwachen gibt es wieder ein Update der infra-struktur. Wie immer bekommt ihr hier die Releasenotes und könnt schauen ob für euch was dabei ist. Highlights sind diesmal diverse externe Integrationen und erste KI-Module wie für die NETZkultur Cloudtelefonie.

Auch die App und neue Webversion erhalten ein Update. Damit das kompatibel bleibt gibt es das erst in der kommenden Woche in den Stores und dann auch mit eigenen Releasenotes.

Alle Details kommen hier:

Allgemein

• Das Neuladen/Refreshen der Startseite war manchmal etwas zeitverzögert. Hier wurde nochmal nachgebessert um ein besseres Gefühl beim Arbeiten auf der Startseite zu haben.
• Speech2Text Modul auf KI Basis für die NETZkultur Cloudtelefonie. Damit können alle vom Kunden auf-gesprochenen Audioaufnahmen in Text umgewandelt und direkt in den Anruf geschrieben werden. Die Audioaufnahme kann über einen kleinen Player im Anrufpanel auch nochmal abgespielt werden. Wer nicht die NETZkultur Cloudtelefonie nutzt der hat jetzt aber auch die Schnittstellen zur Verfügung um Texte automatisiert in den Anruf zu schreiben. Das muss dann nur von ihrem Telefonanlagen-Betreuer programmiert werden.

Digitale Akten

• Bei einigen hat der Export der digitalen Akten ein Problem bereitet durch bestimmte Formatierungen in den Feldern. Das wurde behoben und geht ab jetzt wieder.
• Jeder Programmierer verbringt 422 Stunden seines Lebens mit dem lösen von Umlautproblemen. Die Zahl ist komplett ausgedacht aber kommt der Realität vermutliche nahe. Auch in diesem Release sind wieder ein paar Stellen überarbeitet worden. Die Kontaktspalten in den Historien zum Beispiel.

Anrufliste

• Benutzer die mit Sipgate arbeiten können jetzt auch direkt beim rauswählen den Anruf in die Anrufliste eintragen lassen. Klingt zuerst banal aber ist ein echter game-changer weil ich damit auch immer sehe wer gerade wo anruft. Bisher wurde der Anruf immer erst beim speichern nach dem Telefonat eingetragen. Wendet euch an euren Administrator um das einrichten zu lassen. Das geht ganz fix.

Kalender

• In den Einstellungen bei den blockierten Benutzern gab es ein verwirrendes Anzeigeproblem. Das wurde entwirrt und alles ist genauso wie es aussieht.
• Das handling von zeitunabhängigen Terminen wurde etwas geändert. da konnte es bisher passieren dass die im ICal Abo in externen Kalendern am falschen Tag angezeigt wurden.

Mailzentrale

• Der Mailabruf, gerade wenn plötzlich sehr viele Mails reinkommen, wurde nochmal entscheidend optimiert und ist in dem Moment um das 10 fache schneller als bisher. Ihr werdet es nicht merken aber wir wollten es doch wenigstens gesagt haben.
• Die M365 Benutzer bekommen verbesserte Fehlernachrichten wenn zum Beispiel mal eine Mail nicht rausging.
• E-Mails die beim Versand einen Fehler hatten, können jetzt mit einem Rechtsklick neu verschickt werden. Eigentlich geht das sogar mit jeder Mail und sie könnten damit auch zum Beispiel ähnliche Mails immer wieder neu verschicken.

Mit diesem Update kommen kleiner Bugfixes und Verbesserungen.

Ein Thema um das wir uns derzeit intensiv kümmern ist das bessere Onboarding von neuen Kollegen in die infra-struktur. Das beginnt mit einer Begrüßungsnachricht und dem Hinweis auf die https://www.infra-struktur.de/hilfevideos/ . Auch für bereits versierte Benutzer immer mal lohnenswert zu sehen.

Das Thema „User journey“ werden wir hier zukünftig auch weiter intensivieren um euch auf der „Reise“ mit infra-struktur immer an der richtigen Stelle alle Infos zu geben mit denen ihr eure Prozesse optimieren könnt oder auch die Digitalisierung immer weiter verbessern könnt.

Das hat schon mit den Webinaren angefangen die wir seid einiger Zeit anbieten und wird jetzt auch im Programm selber immer mehr Platz finden.

Ansonsten liefert diese Update viele kleine Verbesserungen und Bugfixes.

Dieses Update bringt viele kleine Bugfixes. Alle Details findet ihr wie immer hier.

Auch die App bekommt ein ordentliches Update in der KW 23. Die Releasenotes dafür findet ihr hier.

Allgemein

• neue Benutzer starten NICHT direkt im Farbenblindmodus sondern im normalen Farbmodus.
• Das automatische Laden neuer Informationen war etwas ruckelig. Den Grund haben wir gefunden und abgestellt. Da fühlt sich alles wieder flüssig an.

Digitale Akten

• Bei diversen Zoom-Aktionen in einer digitalen Akte wurden die beiden Spalten mit Daten manchmal untereinander angezeigt. Das Verhalten konnte verbessert werden.
• Wenn man eine Liste geteilt hat dann sah es so aus als ob es festhängt da das „Laden“ symbol nicht aufgehört hat. Das ist behoben und es passt jetzt.

Nachrichten

• Die Funktion „senden und merken“ hatte zuletzt nicht mehr gegriffen. Das funktioniert jetzt wieder.

Anrufe

• Wer die Funktion nutzt ausgehende Anrufe direkt im Moment des Wählens per NETZkultur Cloudteleonie einzutragen, der hat teilweise den manuell eingegebenen Namen des Angerufenen nicht gespeichert. Den Namen schreiben wir jetzt zur Sicherheit einfach mit in den Anrufgrund. Pragmatisch, praktisch, gut.

Wir starten ins neue Jahr mit einem umfangreichen Update. Das neue Update hat natürlich unser neuestes Baby im Fokus, die infra-struktur App. Hier wurden dank eures Feedbacks viele viele Verbesserungen und auch kleine Fehlerbehebungen reingebracht.

Aber auch in der klassischen Version wurden einige Dinge erweitert und verbessert.

Alle Details dazu findet hier:

Allgemein

• Die Funktion ist schon ein paar Wochen drin aber wir möchten hier nochmal darauf hinweisen. Unter Hilfe haben wir alles nochmal optimiert und die neue Hilfe-Seite führt euch in alle wichtigen Bereich die ihr fürs tägliche Arbeiten brauchen könnt. Hilfevideos, Handbücher, aufgezeichnete Webinare und vieles mehr.
• Auf der Login-Seite informieren wir euch jetzt ständig über Neuerungen, Termine für Webinare und vieles mehr. Einfach beim nächsten Login dort kurz inne halten und schauen was es Aktuelles gibt.

infra-struktur App

• Der Login wurde überarbeitet und verbessert.
• Die gesamte Menüführung der App haben wir nochmal hinterfragt. Nach 2 Jahren gewachsener Entwicklung konnten wir den Bereich nochmal deutlich aufgeräumter gestalten. Außerdem könnt ihr euch jetzt in den Einstellungen selber einrichten welche Funktionen ihr in die vier Ecken packt. Freunde der Einhand-Bedienung können sich z.B. die am häufigsten genutzten Infos unten rechts platzieren.
• Die Einstellungen finden sie jetzt im Menü und wir haben denen einen eigenen Bereich spendiert mit verschiedenen Themen. Von Allgemeinen Einstellungen über das Layout und verschiedenen Farb-Themes hin zu der Anzeigen von Listen-Elementen könnt ihr hier die für euch optimalen Einstellungen setzen.
• Für die Nutzung bei größerer Auflösung wie z.B. einem Tablet gibt es jetzt auch die aus der „großen“ infra-struktur bekannte Panel-Navigation. Dabei bleibt die Liste immer offen und z.B. eine Mail öffnet sich rechts.

• Ein neues Element für den Schnellzugriff ist die Online-Liste der Benutzer die damit direkt von überall her geöffnet werden kann. Einstellbar natürlich in den Einstellungen unter „Layout“
• Auch neu ist die Möglichkeit sich in den Einstellungen zum Menü die Reihenfolge des Menüs individuell einzustellen. Ihr arbeitet intensiv mit Aufgaben? Warum dann nicht den Menüpunkt ganz nach vorne setzen?
• Die App schickt nun auch Benachrichtigungen zu den in einem Termin gesetzten Alarme um euch unmittelbar an Termine zu erinnern.
• Unter IOS könnt ihr euch jetzt ein eigenes App-Icon setzen aus einer Auswahl.
• Mit dieser Version konnten wir ganz viele kleine Fehler beheben. So hat die Mail-Liste nach bestimmten Filterungen nicht mehr geladen. Mails wurden teilweise in der Ansicht etwas verzerrt wenn viele Mails darin zitiert waren. Anhänge unter Android sind teilweise nicht in den Ordner Dokumente abgelegt worden wenn man sie herunterlädt. Es gab diverse Fixes bei der optik wo manchmal nicht der gesamte Bildschirmbereich genutzt wurde.

Dokumentenmanagement

• Man kann jetzt eine Standardablage durch den Administrator einstellen lassen in die dann z.B. die App Dokumente hochlädt.

E-Mails

• In bestimmten Fällen kam es vor daß die Autodelegieren-Regeln nicht griffen. Das wurde behoben.
• E-Mais mit ics-Dateien im Anhang werden in der infra-struktur mit einer Vorschau des Termins angezeigt. Bestimmte ics-Dateien von einem mittelständischen Softwarehersteller aus Redmond haben da die Verwendung der Zeitzone geändert so daß die Vorschau manchmal falsche Uhrzeiten anzeigten. Das haben wir angepasst.
• Aus ähnlichem Grund war teilweise das übernehmen der Termineinladungen nicht möglich. Auch das haben wir angepasst.
• Eher ein Hinweis: Es wurde gemeldet daß teilweise Anhänge mit Umlauten die man mit „alle herunterladen“ als zip Datei auf dem Rechner hat, nicht angezeigt werden. Das Problem hat sich als Fehler im Windows 11 internen Entpackprogramm herausgestellt. Da können wir leider nicht drumrum programmieren aber wir empfehlen die Verwendung des kostenfreien Entpackers 7-zip

Startseite

• die Gruppierung der Startseite nach Delegierung hat teilweise zum Absturz der Oberfläche geführt. Das passiert jetzt nicht mehr.

Mit diesem Spätsommer-Update rollen wir ein paar Bugfixes aus auf die viele sehnlichst warten und es gibt auch ein paar neue Funktionen.

Hier die Details:

Allgemein

• die Browserhersteller haben uns bereits zu Ostern ein Ei gelegt das wir nun endlich loswerden wollen. In bestimmten Konstellationen mit Zoomstufen im Browser kam es zu einem einfrieren der Oberfläche und nur mit komplettem neu laden konnte man dem wieder entkommen. Mit einem etwas größeren Umbau konnten wir dem jetzt entgegenwirken.
• Das Hilfe-Menü hat über die Jahre so viele neue Bereiche bekommen wie das Benutzerwiki oder die Best-Practice Handouts die ganze Abläufe und Module genauer beleuchten. In der infra-struktur erreicht ihr das alles jetzt mit einem Link auf eine Übersichtsseite.
• An verschiedenen Stellen gab es noch falsch angezeigte Umlaute durch eine größere Änderung des verwendeten Zeichensatzes. Diese wurden berichtigt.

Anrufliste / NETZkultur Cloudtelefonie

• wer die infra-struktur zusammen mit der NETZkultur Cloudtelefonie nutzt kann sich jetzt ein Modul einrichten lassen daß ausgehende Anrufe vom Telefon, aus der App oder dem Softphone direkt als ausgehenden Anruf in die Anrufliste einträgt. Damit kann ich auch die von unterwegs oder schnell von Hand gewählten Gespräche sauber dokumentieren.

E-Mails

• Wer Termineinladungen als ics Datei in den Kalender übernehmen wollte, bekam teilweise eine Fehlermeldung und die generierte Vorschau unten in der Mail hat die falsche Zeitzone verwendet. Das ist nun beides behoben.
• Das weiterleiten von ICS-Dateien hat diese teilweise unbrauchbar gemacht. Das ist auch behoben.

Benachrichtigungssystem

• Die Zeitauswahl für Ausgangskanäle wurde verbessert.
• Es gibt jetzt einen Eingangskanal für das benachrichtigen über ausgehende Anrufe.
• Der Ausgangskanal „E-Mail-Vorlage“ hat jetzt auch eine „Loop-Detection“ bekommen. Damit wird verhindert dass man sich eine Endlosschleife von Mails baut. Auf einen Absender wird innerhalb von 8 Stunden nur einmal automatisch geantwortet. Damit lässt sich direkt in infra-struktur ein Autoresponder einstellen.

Kalender

• Bereits abgesagte Termine wurden teilweise noch in der Onlineliste als Information angezeigt. Das wurde korrigiert.

Digitale Akten

• Der Zeiten-Reiter in den digitalen Akten der alle verknüpften Termine zu einem Vorgang oder einem Kunden auflistet, filtert und exportierbar macht, kann jetzt auch auf bestimmte Termintypen filtern.

In das nicht existierende Sommerloch packen wir nochmal unser großes Update.

Viele Dinge sind hier Vorbereitung für etwas großes dass voraussichtlich noch dieses Jahr raus kommt.

Aber natürlich haben wir auch ihre Wünsche und gemeldete kleine Macken bearbeitet.

Hier nun die Details:

Allgemein

• Die Verwaltung für virtuelle Gruppen wurde komplett neu geschrieben. Für neue Kollegen werden damit auch alle Gruppen von Anfang an sichtbar.

• für die Anmeldung in der infraUpload App verwendet man einen QR-Code der in ihren persönlichen Einstellungen angezeigt wird. Der war unter bestimmten Umständen nicht vollständig im sichtbaren Bereich.
• in der Online-Liste werden abgesagte Termine nicht mehr im Status des Benutzers angezeigt.
• Die Zeiterfassung hat den Statuswechsel nicht mehr gelogged. Da landet jetzt wieder alles
• Es gibt eine neue Version des infraMailer die einen Fehler in Windows 11 umgeht. Wen sie das Problem haben dann wenden sie sich gerne an unser Support-Team.

Anrufliste

• Bisher war es nicht möglich einem Benutzer einen Anruf zuzuordnen der nicht mit der gleichen Anrufliste arbeitet und vielleicht in einer anderen Filiale oder Abteilung sitzt. Die Möglichkeit haben wir jetzt etwas freier gestaltet. Ich kann immer jedem Benutzer einen Anruf zuordnen. (Durch die Umstellung kann es in Einzelfällen vorkommen dass ältere bereits erledigte Anrufe nochmal auftauchen.)

Aufgaben

• Aufgaben aus Mails, Anrufen , Dokumenten u.s.w. haben bisher das Datum der Information übernommen. Das macht keinen Sinn und da wird ab jetzt immer das heutige Datum verwendet.

Benachrichtigung

• Es gibt jetzt auch den Eingangskanal E-Mail. Den gab es bisher nur für delegierte Mails. Jetzt kann man sich für jede Mail eine Benachrichtigung einrichten. Vielleicht mit einem Zeitfenster wenn man mal dringend auf etwas wartet. Unser Tipp: Gehen sie vorsichtig mit solchen Benachrichtigungen um. Ständige Hinweise auf neue Mails können auch massiv stören und viel Zeit kosten.
• Zusätzlich gibt es auch den neuen Ausgangskanal mit „E-Mail Vorlage“. Damit kann automatisch auf eine eingehende Mail mit einer Vorlage geantwortet werden. Zack Fertig….Autoresponder! Das man sich nicht selbst eine solche Antwort schicken kann haben wir berücksichtigt.

Dokumentenmanagement

• Die Suche nach Dokumenten wurde noch mal verbessert.
• Eine völlig unnötige Fehlermeldung beim löschen von Dokumenten, kommt nicht mehr denn es gab da auch nie einen Fehler.

E-Mails

• E-Mais die bisher direkt in den Papierkorb abgerufen wurden und aufgrund ihres Puzzles aber trotzdem ankamen, waren dann nicht veröffentlicht. Das passt jetzt wieder.
• Die Anzeige von E-Mails wurde nochmal für bestimmte Fälle verbessert.
• In der Suche hat ein Schrägstrich im Betreff dazu geführt dass die Mail nicht gefunden wurde. Das ist behoben.
• Die Office365 Anbindung wurde nochmal an vielen Stellen optimiert.

Digitale Akten / IDO

• Aktennotizen können jetzt auch größere Texte oder sogar einkopierte Bilder enthalten. Das hat bisher nicht funktioniert.

Wartungsupdate KW 50:

Kurz vor Weihnachten noch eine kleine Anpassung für alle sipgate Kunden (neue API-Anbindung) aber auch mit ein paar kleinen Bugfixes für alle.

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Wir haben wieder ein großes Update für Sie mit vielen Highlights, Verbesserungen und Fehlerbehebungen.

Ganz viele Ideen stammen direkt von unseren Benutzern und der ein oder andere wird sich hier wiederfinden.

Einige große Neuerungen sind die erweiterte Online-Liste die sich nun auch an den Terminen in ihrem Kalender bedient und wo ich auch die gerade nicht angemeldeten Benutzer sehe um hier per Drag&Drop Informationen zu delegieren oder Nachrichten zu schicken.

Eine besondere Neuerung ist auch die Möglichkeit jede gespeicherte Liste aus ihren digitalen Akten nun als Kanban-Board darzustellen. Damit können Sie Vorgänge nun ganz einfach per Drag&Drop durch ihre Phasen laufen lassen. Unten wird dies noch genauer beschrieben.

Das Verpuzzeln ist ja immer ein wichtiges Themen und erhöht die Qualität der Daten. Um hier noch schneller Vorgänge zu starten, können Sie jetzt überall zahllos viel markierte Informationen mit einem Rechtsklick z.B. in ein neues Projekt packen oder auch jede andere Art von Akten die Sie verwenden.

Darüber hinaus gibt es etliche kleine Features die ihnen das Leben erleichtern sollen wie das Freischalten der Wählfunktion per callto auf jedem Rechner z.B. für einen Starface-Client oder die Möglichkeit selber neue Status für die Online-Liste zu erstellen u.v.m.

Hier kommen jetzt alle Details zu diesem Update.

Persönliche Einstellungen

• unter Telefon können Sie mit einem Klick einstellen welche Anwendung sie zum raus telefonieren verwenden möchten wenn für Sie das sogenannte callto-Protokoll eingestellt wurde. Z.B bei Starface UCC Clients oder anderen Softphones.

• Unter Benutzerstatus können Sie selber Vorgaben für den Online-Status für alle ihre Kollegen setzen. Wir stellen Ihnen dort hunderte von Icons zur Verfügung die Sie dann in beliebigen Farben nutzen können. Diese lassen sich per Textfilter (englisch) nach Themen durchsuchen. Sprechen sie sich da mit ihren Kollegen ab was sie benötigen.
• Beim anlegen von Signaturen konnte es vorkommen dass ein Eurozeichen als Fragezeichen erscheint. Das konnte auch behoben werden.

Allgemein

• Erstellen Sie aus jeder beliebigen Aktivität in infra-struktur ganz schnell eine Akte ihrer Wahl. Sie haben vielleicht ein paar Anrufe und E-Mails zum gleichen komplexen Thema? Markieren Sie die Infos auf ihrer Startseite und per Rechts-Klick bekommen Sie die Auswahl hierzu z.B. ein Projekt zu machen. Vielleicht nutzen Sie infra-struktur auch zur Angebotsverwaltung oder für Reparatur-Tickets. Oder Sie legen ganz einfach einen Neukunden über seine erste Anfrage an.
• Die Onlineliste zeigt jetzt Minuten genau an wenn Sie gerade einen Termin im Kalender haben.

• Unter der bekannten Online-Liste gibt es jetzt auch eine „Offline-Liste“ . Warum das? Wir haben die Liste mit immer mehr Funktionen versehen (Nachrichten schreiben, Delegieren per Drag&Drop) aber das bringt uns nichts wenn der Kollegen gerade nicht angemeldet ist. Mit dem „abgemeldet“ – Bereich stehen Ihnen jetzt alle Kollegen dafür zur Verfügung.
• An einigen Stellen konnten Funktion und Performance des Puzzlebuttons noch verbessert werden.

Digitale Akten

• Die neue Möglichkeit jede Liste als sogenanntes Kanban Board zu öffnen. Sie finden hierzu ein neues Icon oben in ihrer infra-struktur und auch in den Aktenlisten und unter Organisation im Rechtsklick Menü jeder einzelnen Liste.

Mehr Infos zur Idee dahinter und wie Sie dies nutzen können finden Sie hier.

• Wer in der Drucken-Funktion auch die E-Mail des aktuellen Benutzers verwendet bekommt hier nun auch seine Standard-Adresse eingesetzt.
• Im Drucken-Tab jeder Akte lassen sich jetzt auch die Spalten sortieren.
• In einigen Fällen hat die Liste zur Geokarte keine Inhalte mehr angezeigt. Auch das wurde behoben.
• Die obere Funktionsleiste in den digitalen Akten war bisher nicht scrollbar. Bei kleinen Auflösungen war das problematisch und wir haben das verbessert.

Anrufliste

• Die Auswertung welcher Anrufer am wahrscheinlichsten gerade mit einer Rufnummern anruft, wurde nochmal verbessert und verfeinert. Wenn mehrere Anrufer zu einer Nummer möglich sind wird hier nach Anrufhäufigkeit in einem bestimmten Zeitfenster entschieden wer direkt angezeigt wird.
• Wer Faxe über den Dienstleister clicksend verwendet hat der kann dies jetzt wieder nutzen. (Für alle jüngeren die nicht mehr wissen was ein Fax ist hier Infos)

Kalender

• Bei einigen Benutzern konnte es vorkommen dass der Versand von Termineinladungen nicht funktionierte. Das wurde behoben.

Dokumente

• Unter bestimmten Umständen wurden einem im rot/gelb Reiter des Dokumentenmanagement nicht alle roten und gelben Dokumente angezeigt. Das passt jetzt wieder.
• Beim hochladen einer neuen Version wurden ggf. im Titel verwendete Umlaute defekt gespeichert. Ist behoben.
• In manchen Fällen mit einer Anzahl Versionen über 100, wurde beim download eine falsche Version heruntergeladen. das ist auch gefixt.

Mailzentrale

• Der rot/gelb Reiter hat Mails nicht angezeigt wenn man diese mit „übernehmen“ oder sich selbst delegiert auf der Startseite hat. Haben wir gerade gezogen.
• Nachdem wir im letzten Update ein paar Dinge an der Überprüfung von Mails nach schadhaften oder defekten Inhalten verbessert haben, kam es manchmal vor dass reguläre Inhalte nicht vollständig angezeigt wurden. Das wurde jetzt optimiert. Alles zu ihrer Sicherheit.
• Das hinterlegen von Kontaktbildern ist manchmal abgebrochen. Wir haben das Problem gefunden und gelöst.
• Wäre der Musketier D’Artagnan ein infra-struktur Benutzer, wäre er ziemlich genervt. Das Hochkomma in seinem Namen hätte beim verfassen von Mails Probleme verursacht. Obwohl er kein Benutzer ist und wohl auch nie E-Mails geschrieben hat, haben wir das trotzdem behoben.
• In der Bezeichnung von Vorlagen mit seinem Nachnamen hätte D’Artagnan auch Probleme bekommen. Jetzt würde es aber gehen.
• Man kann jetzt E-Mails in andere Postfächer „bouncen“: Sie fragen sich „warum sollte ich das tun?“. Es gibt tatsächlich zahlreiche Anwendungsfälle. Wenn Sie z.B. ein Ticketsystem verwenden das Mails automatisch verarbeitet und ihr Kunde schickt Ihnen eine Anfrage auf ihr persönliches Postfach, dann können Sie die Mail damit umlenken. Vielleicht haben Sie auch einen Kooperationspartner der leider keine infra-struktur hat dann können Sie originale Mails auf dem Weg in sein Postfach umleiten ohne die Mail als Weiterleitung zu verändern. Die Mail wird dabei bei Ihnen einfach grün. Wenn Ihnen ein solcher spezieller Fall bei Ihnen einfällt dann melden Sie sich gerne bei uns. Wir beraten Sie gerne und richten Ihnen die Funktion ggf. ein.
• Mails können manchmal direkt in ein Postfach kopiert worden sein ohne dass es den Empfänger überhaupt in ihrer infra-struktur gibt. Diesen Mails fehlten dann wichtige Funktionen wie das Delegieren oder das „Auge“. Die Mails können jetzt auch vollwertig verarbeitet werden.

Mit diesem Update haben wir wieder viele Neuerungen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen für Sie.

Das wichtigste ist sicherlich das, was Ihnen als erstes aufgefallen ist. Die Überarbeitung der Login-Seite. Warum wichtig? Die Login-Seite ist das Tor zu Ihren Daten und schützt Ihr gesamtes System. Neben der optischen Änderung haben wir hier auch an der Sicherheit nochmal viel gemacht. Gerne empfehlen wir hier auch nochmal die Nutzung der 2-Faktor-Authentifizierung.

Nicht nur die Login-Seite hat ein frischeres Look and Feel bekommen, sondern auch im gesamten System haben wir das Augen schonende Flat-Design erweitert. Sie erkennen das sicher zuerst an den Icons.

Auch die auswählbaren Farb-Schemen sind überarbeitet und um „Chuck Berry“ ergänzt worden.

Weitere Highlights sind das Delegieren per Drag & Drop mit der Maus, oder auch dass fertig verknüpfte Nachrichten, Merkzettel u.v.m. direkt aus einer Akte heraus erstellt werden können.

Auch in den Listen der digitalen Akten gibt es ein neues Schmankerl. Postleitzahlen-Felder können Sie jetzt auch für eine Umkreis-Suche nutzen. Wer die Geokarte nutzt, kann sich das Ergebnis dann auch gleich auf der Karte anschauen.

Wer es gerne genau wissen möchte, bekommt hier jetzt nochmal alle Änderungen im Detail.

Allgemein

• Bisher konnte die Sichtbarkeit einer Mail, eines Dokuments u.s.w. nur vom ursprünglichen Besitzer der Information ein- oder ausgeschaltet werden. Manchmal kommt es aber vor, dass erst der delegierte Benutzer eine Information als sensibel einstuft. Daher können jetzt auch die Empfänger einer Delegierung die Information auf sichtbar oder unsichtbar setzen.
• Sie können jetzt auch Elemente über die Online-Liste blitzschnell per Drag & Drop delegieren, auch in Mengen. Sie wollen mal schnell 10 E-Mails an einen Kollegen delegieren? Einfach markieren und auf den Benutzer in der Online-Liste ziehen!!

• Manchmal wurde auf der Startseite die Anzahl aller Elemente nicht korrekt angegeben. Das passt wieder.

• Manchmal sind es die kleinen Klick-Ersparnisse, die viel helfen. Im Puzzle-Button wird daher, nachdem man etwas mit Enter verknüpft hat, der Fokus wieder ins Suchfeld gesetzt, so dass Sie ohne abzusetzen viele Akten nacheinander verknüpfen können.
• Ihre Datensatz-Favoriten in der Organisation haben jetzt auch im Kontextmenü direkt die Möglichkeit, die Historie zu öffnen oder Aufgaben dazu anzulegen.

• Die Verarbeitung von PDF-Vorschauen wurde im gesamten System aktualisiert und verbessert.
• Sie können jetzt auch gezielt Startseiten Informationen „negativ“ Filtern. Wenn Sie zum Beispiel nach „Meier Karl“ filtern, werden Ihnen alle Informationen angezeigt, die sowohl „Meier“ als auch „Karl“ enthalten. Mit der neuen Möglichkeit können Sie jetzt nach „Meier -Karl“ (Meier [Minus]Karl) filtern und es werden alle Informationen angezeigt, die NUR „Meier“ aber NICHT „Karl“ enthalten.

Digitale Akten

• Alles sofort verknüpft aus einer Akte erstellen!!
  Wir haben die digitalen Akten mit weiteren Möglichkeiten, direkt verknüpfte Informationen zu erstellen, erweitert. So können Sie direkt Anrufe, Aufgaben, Merkzettel, Nachrichten und Aktennotizen erstellen, ohne diese dann nochmal manuell zuordnen zu müssen.

• Sie können jetzt Ihre Liste auf einen bestimmten Umkreis einschränken. Sie wählen dazu im Filter-Fenster das Postleitzahlen-Feld aus und als Filter dann „ist im Umkreis von“. Das Postleitzahlen-Feld muss dafür einmalig von Ihrem Admin eingestellt worden sein. Die Berechnung erfolgt hier über den entsprechenden PLZ-Mittelpunkt.
• In einer bestimmten Berechtigungs-Konstellation waren nicht alle Anhänge in dem Anhänge-Reiter sichtbar.
• Die Freitextfelder der digitalen Akten können jetzt separat exportiert werden als „Hinweis- und Archivexport“. Warum separat? Freitexte können durch Umbrüche und Sonderzeichen manchmal das Format „csv“ negativ beeinflussen. Wenn Sie beides in einer Datei brauchen, können Sie diese in Ihrem Office Programm mit einem SVerweis über die Datensatz-ID wieder zusammenbringen.
• Sie haben in Ihren Akten Mehrfachauswahl-Felder mit sehr vielen Werten? Lassen Sie das jetzt von Ihrem Admin zu einem sogenannten „Tag-Feld“ umstellen. Die ausgewählten Werte werden dann kompakt angezeigt und über eine Suche können Sie weitere Werte auswählen. Klingt kompliziert, ist aber so einfach, wie in dem Feld „Marketingaktion“ auf dem folgenden Screenshot.

• Der Anhänge-Reiter zeigt die Anhänge aus dem Papierkorb jetzt nicht mehr an.
• Die Listenansicht der Geokarte hatte keine Einträge. Die ist wieder gut gefüllt.
• Der Export war manchmal wirkungslos, wenn vorher ein Filter verwendet wurde. Das geht jetzt immer.
• Wenn Sie mehrere Filterungen nacheinander exportieren, ist jetzt der Dateiname um den Typ der Akten und das aktuelle Datum erweitert worden.
• Die Kalkulieren-Funktion in den Listen wurde verbessert, was die Handhabung von führenden Nullen und den Dezimaltrennern angeht.
• Beim „Akte kopieren“ wurden Felder, die mit einem bestimmten Typ formatiert waren, (Telefon E-Mail u.s.w.) nicht mit kopiert. Klappt jetzt.
• Telefon- und Mailfelder werden zum Teil anhand ihrer Bezeichnung automatisch erkannt. Ein „drüberformatieren“ unterbindet das jetzt.
• Kopiert man eine Akte, dann wurde bisher SOFORT alles damit verknüpft, was automatisch zuzuordnen war. In der Praxis ist es aber eher so, dass man automatisierte Verknüpfungen erst nach einer Anpassung möchte. Daher findet das automatische zuordnen jetzt erst statt, nachdem zum ersten mal eine Änderung in der Akte gemacht wurde.

Mailzentrale

• Sicherheit ist gerade bei E-Mails ein großes Thema. Es gibt Dateitypen, die können mit sogenannten „Makros“ auch Schaden auf Ihrem Rechner anrichten. Wir warnen Sie ab jetzt bei diesen Dateitypen. Wenn Sie diese Warnung sehen, prüfen Sie ganz genau, ob die Mail von einem vertrauenswürdigen Absender kommt, bevor Sie den Anhang öffnen.

• Die Darstellung von Mails wurde an verschiedenen Stellen noch verbessert.
• E-Mails werden jetzt auch beim Nachverknüpfen sichtbar gemacht. Weniger Klicks für Sie. Das gilt auch für das Verknüpfen per Drag & Drop auf die Favoriten.
• Sie haben ein Spam-Problem? Ab jetzt können Sie mit dem Rechts-Klick Menü in der Mailzentrale auch gleichzeitig viele Mails als Spam markieren. Wenn Sie den Spam dauerhaft loswerden wollen, können wir auch mit unserem Mailhosting helfen. Da ist eine erweiterte Spam-Erkennung immer gleich mit drin. Sprechen Sie uns an!!!
• Es gibt tatsächlich Termineinladungen ohne Enddatum (!?!) So haben wir auch geguckt… und es so umgebaut, dass es keine Probleme mehr verursacht.
• Wir haben an noch weiteren Stellen unterbunden, dass Sie E-Mail-Adressen mit Umlaut im Präfix versenden. Die darf es nicht geben!!

Dokumente

• Dokumente werden ab jetzt nicht mehr nach dem ursprünglichen Datum sortiert, sondern nach dem Datum der neuesten Version.

Kalender

• Im iCal-Abonnement werden zeitunabhängige Termine jetzt auch mit ausgeliefert, wenn Sie nur aktive Termine ausgewählt haben. Damit hat man dann Geburtstage, Urlaube u.s.w. auch auf dem Handy, ohne aktiver Teilnehmer zu sein.
• Wenn Sie Ihre Termine mit dem iCal-Abonnement auf Ihr Handy bekommen, dann bekommen Sie jetzt auch den Ort, den Sie eingegeben haben, mit übertragen.

Anruforganisation

• In der Statistik wurde die Hochrechnung für das Jahr nochmal überarbeitet.

…..und zum Schluss. Wer bis hier hin gelesen hat und sich als erstes meldet bekommt von uns eine der beliebten infra-struktur Tassen. Einfach E-Mail mit dem Betreff „Tasse“ an support@infra-struktur.de schicken. UPDATE: Nach sovielen Meldungen haben wir einfach alle Tassen rausgehauen. Lager ist jetzt leider leer.