Archiv für den Monat: Februar 2018

Version 2.10.42.x Anwender

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Mit dem heutigen Update kommt wieder eine ganze Menge Neues auf Sie zu und viele bestehende Bereiche wurden verbessert.

Die wichtigsten Neuerungen sind:

Außerdem gibt es natürlich wieder eine ganze Reihe kleinerer Verbesserungen und behobener Fehler. Welche Dinge das im Detail sind, finden Sie hier gelistet.

Hinweis: Wer die neue Startseite noch in der optionalen Version nutzt mit dem Umschalter muss diese heute nach dem Update einmal wieder aktivieren. Hier finden sie den Schalter in der neuen Version:

toggle

Allgemein

  • das Delegieren-Fenster kann jetzt mit der Maus skaliert werden. Bei langen Benutzerlisten sehr hilfreich!
  • das Suchen, Finden und Verknüpfen von Datensätzen ist zentraler Bestandteil des Systems und unterliegt strengen Berechtigungsstrukturen. So ist es möglich, nur Datensätze sehen zu können, in denen man Kontaktperson ist oder in denen man eine Aufgabe hat oder hatte. Dieses Konzept haben wir nochmal überprüft und auf neue Abläufe aktualisiert. Es wird nicht mehr sichtbar als vorher. Wir haben hier nur die Einstellmöglichkeiten klarer definiert.

Startseite

  • der Statuswechsel ist eine ziemlich komplexe und sensible Stelle. Hier haben wir noch einiges angepasst, um das Verhalten zu optimieren. Wer oft Schwankungen im Netzwerk hat oder niedrige Geschwindigkeiten, der kann in den Einstellungen auf der Startseite den Statuswechsel auf „exakt“ stellen. Das ist quasi der „abgesicherte Modus“ für die Startseite.
  • auch das Ändern des Status mit dem Rechtsklick-Menü wurde nochmal verbessert.
  • Die Anzeige von Anhängen wurde nochmal vollständig überarbeitet. Die Vorschauen öffnen sich jetzt in einem neuen Tab im Panel und der Download ist stimmiger.anhaenge
  • Auch im Panel einer Mail auf der Startseite kann der Quelltext angezeigt werden. Dafür haben wir einen eigenen Button spendiert.
  • Der Fehler, dass bei einer Mail der Antworten-Button nach einmaligem Antworten nicht mehr da war, wurde behoben.
  • wollte man per Rechtsklick ein Dokument von der Startseite als Mail versenden, hat das nicht funktioniert. Geht jetzt natürlich wieder.
  • die Gruppierung nach Status haben wir wieder entfernt. Die Idee war gut aber das logische Verhalten war so nicht nutzbar. Eine rote Mail, die ich auf gelb klicke, verspringt dann direkt nach unten. Da muss man sich auch mal trennen können.

Mailzentrale

  • Auf der neuen Startseite wurden bestimmte Arten von Anhängen erst sichtbar, nachdem die Mail einmal in der Mailzentrale geöffnet war. Das klappt jetzt sofort.
  • Beim Suchen nach Dokumenten im Verfassenfenster wurden Umlaute defekt angezeigt. Passt jetzt wieder.
  • Bei automatisch gespeicherten Entwürfen waren teilweise die Anhänge nicht mitgespeichert.
  • beim Weiterleiten wurden Verknüpfungen teilweise nicht übernommen. Auch behoben.

IDO (Datensätze)

  • Der „Spoing“-Button im Aktivitätenreiter öffnet jetzt die Panels, wie sie es von der Startseite kennen. Damit ist es möglich, alle Aktivitäten auch vollständig im Datensatz zu bearbeiten, ohne wie vorher ins Modul springen zu müssen. So können Sie jetzt auch Infos direkt im Datensatz „grünen“, Inhalte ändern, Bearbeiter bearbeiten. Das ganze speichern und mit dem „x“ schließen.spoingpanel
  • im Zusatzmodul IDO-Fusion wurde die Suche überarbeitet. Manchmal gab es Konstellationen, bei denen kein Suchergebnis geliefert wurde.
  • einzelne Schalterwerte waren teilweise im IDO-Fusion nicht verfügbar.

Merkzettel

  • auch bei veröffentlichten Merkzetteln waren zum Teil nicht alle Benutzer unter den Rechten sichtbar.
  • es konnte vorkommen, dass Berechtigungen auf einen Merkzetteln nach dem Bearbeiten nicht mehr gesetzt waren. Das wurde behoben.

Aufgaben

  • es konnte vorkommen, dass Berechtigungen auf eine Aufgabe nach dem Bearbeiten nicht mehr gesetzt waren. Das wurde behoben.
  • Alarme kamen teilweise auch bei grün erledigter Aufgabe. Das macht natürlich keinen Sinn.

Nachrichten

  • Aktionen wie veröffentlichen (na….schon an den neuen Begriff gewöhnt?) und verknüpfen beziehen sich jetzt immer auf eine komplette Konversation und nicht mehr auf die einzelne Nachricht.

Mobile /m

  • es werden jetzt auch wieder die Hinweis- und Archivfelder angezeigt.

Anrufliste

  • bei Kunden, wo Faxe per Fax2mail Funktion integriert sind, konnte es vorkommen, dass Faxe nach längerer Zeit nochmal neu in die Faxliste übernommen wurden.
  • Die Vorschläge für den wahrscheinlichsten Anrufer der zu einer Rufnummer als erstes angezeigt wird, wurden noch verfeinert. Es wird der häufigste Anrufer angezeigt, aber nur noch aus einem Zeitraum von einem Jahr.

 

Version 2.10.42.x Admin

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*in Arbeit*

Auch für die Administratoren haben wir einiges gemacht.

Wichtigste Änderungen sicherlich die Signaturadministration, die neue ICON Auswahl in der Menüverwaltung und die Erweiterung von der Rechtestruktur um die sogenannten „Sonderrechte“

Hier die Änderungen im Detail.

Menüverwaltung

  • die Menüitems zu den Modulen sind nicht mehr änderbar. Das war notwendig um die festen Verlinkungen in der neuen Top-Bar zu ermöglichen
  • das neue Icon-Set ist in der Menüverwaltung verwendbar. Hier lässt sich jetzt sogar nach (englischen) Stichworten suchen/filtern.menuiconsTipp: Diese Icons lassen sich auch auf der Seite https://fontawesome.com/icons?d=gallery in voller Größe und zusätzlich nach Kategorien filterbar einsehen. Sie können in infra-struktur alle dort gelisteten Icons verwenden. Auch die als „Pro“ gekennzeichneten.

Einstellungen

  • unter den Einstellungen finden sie jetzt auch den Punkt „Signaturen“ (bei allen Benutzern). Mit dem entsprechend gesetzten Sonderrecht (siehe unten) haben sie da auch den Schalter „alle Signaturen“ mit dem sie ALLE Signaturen im System einsehen und bearbeiten können.

Rechte

  • in den Rechten gibt es neben den Administrationsrechten und den Rechten für Module nur auch den Bereich Sonderrechte. Die dort aufgeführten Rechte zu den klassischen Modulen werden erst gültig mit dem Release der neuen Module und erlauben es Filtermöglichkeiten einzugrenzen. Unter Signaturen können sie definieren daß ein Benutzer sämtliche Signaturen bearbeiten kann.sonderrechte

Anruflisten

  • beim Anlegen eines neuen Standorts beim einrichten der Nebenstellen musste danach zwingend einmal die Standortkonfiguration geöffnet und für den neuen Standort gespeichert werden. Ansonsten waren Anrufeinträge nicht möglich.  Das wird jetzt schon beim anlegen des neuen Standorts automatisch gemacht.

Neue Top-Bar

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Mit den neuen Icons, nach dem letzten Update, wurde auch die so genannte Top-Bar überarbeitet.

Logo

Mit dem Klick auf das infra-struktur Logo, kommen sie direkt auf die Starseite. Das ist gerade praktisch, wenn sie die Tabausrichtung (siehe Zusatzmenü) nicht oben angeordnet haben und schnell auf die Startseite wollen.

Erstellen

Über das Plus-Zeichen können sie direkt verschiedene Informationen erstellen. Der obere Punkt Datensatz legt zu einer beliebigen Datenbank einen neuen Datensatz an.

Benutzerstatus

Hiermit können Sie Ihren für andere in der Benutzerliste sichtbaren Status ändern. Im Standard stehen sie auf Verfügbar. Die Auswahlliste lässt sich von einem Administrator beliebig erweitern. Ganz unten finden Sie einen Benutzerdefinierten Status. Hier können sie einen beliebigen Text als Status eintragen, z.B. „Homeoffice bis 11:00 Uhr“.

Startseite

Mit dem Home Symbol kommt man direkt auf die Startseite, um seine offenen Aktivitäten zu bearbeiten.

Module

Alle Hauptmodule sind nun direkt über die Icons in der Top-Bar aufrufbar:

  • Anrufe
  • Aufgaben
  • Dokumente
  • Kalender
  • E-Mails
  • Merkzettel
  • Nachrichten

Das jeweilige Modul wird entweder neu geöffnet, oder ein offenes aktiviert. Für das Verwenden der Module müssen Sie daher die linke Menüleiste nicht mehr permanent ausgeklappt haben. Mit der rechten Maustaste lassen sich die Module auch mehrfach öffnen oder wieder schließen.

Datensätze

Hier lässt sich direkt die Tabellenansicht der verschiedenen Datenbanken aufrufen.

Benachrichtigungen

Hier können sie ihre Alarme und Benachrichtigungen deaktivieren und Einstellungen vornehmen, wie sie in welchem Fall benachrichtigt werden wollen, z.B. über einen Anruf möchte ich per Desktopbenachrichtigung informiert werden.

Benutzer Online

Für Anwender, die das Menü auf der linken Seite dauerhaft wegklappen, gibt es hier eine schnelle Möglichkeit, die Liste der angemeldeten Benutzer einzusehen. Per Klick man auf einen Namen, können sie auch direkt eine Nachricht verfassen.

Suchfunktion

Mit der Suchfunktion lassen sich schnell die Module durchsuchen. Mit dem eingegebenen Suchwort, springt die Suche in das davor angegebene Modul und führt eine Suche aus.

Notiz

Für schnelle und einfache Notizen stellen wir eine Textbox bereit, die Eingaben dauerhaft speichert. Jeder Benutzer hat seine eigene Notizbox. Enthaltene Informationen können bewusst nicht geteilt werden.

Zusatzmenü

Um die Top-Bar ganz bewusst übersichtlich zu halten, wurden selten benutzte Funktionen in das Zusatzmenü ausgelagert. Das sind typischerweise Funktionen, die Benutzer im Schnitt nicht mehr als einmal pro Tag benutzen wird, z.B. Einstellung der Sprache.

 

Neue Icons und Bezeichnungen

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Da Bezeichnungen wie „globalisieren“ und „archivieren“ über die letzten 20 Jahre im allgemeinen Sprachgebrauch ihre Bedeutung geändert haben, war es an der Zeit hier mit klareren Begrifflichkeiten zu arbeiten die den eigentlichen Zweck genauer beschreiben.

Dabei auch die Optik und Icons des Systems zu verbessern um eine einheitlichere und klarerer Orientierung zu erreichen war da fast schon eine logische Konsequenz.

Das neue Icon-Set hilft uns hier Sie flexibler durch die infra-struktur zu leiten.

 

Neue Top-Bar in frischem Frühlingsgrün

topbar_neu
Statusleiste von der Fußzeile in die Kopfzeile gewandert

Wenn beispielsweise eine neue E-Mail oder ein neuer Anruf eintraf, wurden Sie darüber bislang in der Fußzeile mit einer roten Anzeige informiert. Die komplette Statusleiste ist mit der neuen Version nach oben – direkt in Ihr Hauptblickfeld – gewandert, so dass Sie sofort sehen, wenn neue Aktivitäten eintreffen.
Eigener Verfügbarkeitsstatus
Sind Sie verfügbar, im Meeting, zur Pause …?

Unterrichten Sie Ihre Kollegen, was Sie gerade tun und ob Sie verfügbar sind. Wählen Sie dazu aus vordefinierten Verfügbarkeitsstatus aus oder hinterlgen Sie einen benutzerdefinierten Status z. B. „bis 11:00 Uhr außer Haus“. Der Status wird dann jeweils vor dem Namen in der Benutzer-Online-Liste (s. o.) angezeigt.
Einstellungen im Optionen-Menü
Optionen
Dinge, die Sie nicht häufig brauchen …

… haben wir jetzt dezent im Optionen-Menü am rechten oberen Rand Ihrer infra-struktur „versteckt“. Hierrüber können Sie z. B. per Modulwechsel zur klassischen Startseite wechseln oder die Tabausrichtung wahlweise oben, seitlich oder unten ausrichten. Zusätzlich finden Sie hier bewährte Funktionen wie „Adresse umwandeln“ oder die Releasenotes.
Linke Menüleiste mit neuen Icons
Blaue Icons
Aus bunt wird blau

Die ehemals bunten Icons in Ihrer linken Menüleiste haben wir auf eine einheitliche Optik umgestellt. Vorteil an den neuen Icons ist, dass Sie auch beim Heranzoomen des Bildschirms verlustfrei vergrößert werden und nicht verpixeln … also Good News für alle Brillenträger unter uns 🙂

Wie oben bereits erwähnt, wird durch die Quick-Buttons in der oberen Top-Bar die linke Menüleiste fast überflüssig. Sie können für die Übersichtlichkeit und zum Platzsparen per Doppelpfeil (hier rot eingerahmt) die Menüleiste zuklappen.
Mit einem Klick neue Aktivitäten erstellen
Datensatz erstellen
Sie wollen einen neuen Datensatz, eine neue Aufgabe oder einen Termin erstellen?

Klicken Sie in der Top-Bar einfach auf den Plus-Button, um jegliche neue Aktivitäten zu erstellen. Somit brauchen Sie nicht mehr wie früher teilweise erst die einzelnen Module öffnen, um dort z. B. einen neuen Datensatz zu erstellen. Auch die Quick-Links in der linken Menüleiste werden dadurch überflüssig und Sie können die linke Menüleiste der Übersichtlichkeit halber zuklappen.
Aus DS-Button wird Puzzle-Button
Puzzle
Ein PuzzleTEIL ist ein Teil eines Ganzen

Nach diesem Grundgedanken haben wir den schon etwas „angestaubten“ DS-Button in einen Puzzle-Button verändert. Die Abbildung erklärt die Unterschiede der einzelnen Darstellungen.
Aus (De-) Archivieren wird Veröffentlichen
Auge
Sehe nur ich selbst diese E-Mail oder dürfen auch bestimmte Kollegen die E-Mail sehen?

Diese Frage beantwortet der neuen Auge-Button. Er zeigt an, ob eine E-Mail, ein Anruf oder sonstige Aktivitäten öffentlich für User sichtbar sind, die per Rechtevergabe dafür legitimiert sind oder nur für einen selbst. Für E-Mails und Dokumente können Sie die Öffentlichkeits-Regeln noch genauer definieren.
Aus Globalisieren wird Delegieren
Delegieren
Die Funktionsweise bleibt,
nur der Name ändert sichImmer wenn z. B. eine neue E-Mail ankommt, müssen Sie entscheiden, was damit zu tun ist und wer es macht. Aufgaben, die Sie nicht selbst erledigen, delegieren Sie mit dieser Funktion einfach an ein oder mehrere Kollegen weiter.

Dropzone für Dokumente

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Es ist nun möglich, einfach Dateien per Drag & Drop z.B. von Ihrem Filesystem auf die  infra-struktur/Menü, Topbar und Startseite) zu ziehen und fallen zu lassen, um Dokumente und Dateien im infra-struktur Dokumentenmanagement (DMS) zu hinterlegen.

Wie funktioniert das?

Wählen Sie z.B. in Ihrem Windows Explorer oder dem Mac Finder eine Datei per Linksklick aus und ziehen Sie diese auf das Firefox oder Chrome Fenster. Jetzt erscheint automatisch eine Auswahl, was Sie mit der Datei tun können:

  1. Per E-Mail versenden
  2. Dokumentenablage xy
  3. Dropzone verstecken

WICHTIG: Am besten funktioniert der Mechanismus, wenn Sie nicht zu hektisch wischen und etwas sanfter agieren. Grundsätzlich empfehlen wir, die Dateien auf der linken Menüleiste oder der Top Bar fallen zu lassen. In einigen Fällen wird manchmal der blaue Bereich nicht richtig angezeigt.

Dokumentenablage

Hier werden Ihnen alle Dokumentenablagen angeboten, auf die Sie Zugriff haben. Je nachdem, wo Sie die Datei fallen lassen, wird sie im Hintergrund in die richtige Ablage hochgeladen. Sobald der Upload fertig ist, finden Sie das Dokument im Status rot auf Ihrer Startseite und im Dokumentenmanagement. Da der Upload-Vorgang im Hintergrund stattfindet, kann es je nach Dateigröße ggfls. etwas dauern bis das neue Dokument mit seinem roten Status erscheint.

Per E-Mail versenden

In diesem Bereich auf der linken Seite, können Sie eine Datei fallen lassen, um Sie per E-Mail zu versenden. Technisch wird die Datei ebenfalls in die Dokumentenablage (hier Ihre Standardablage) hochgeladen. Danach wird automatisch ein E-Mail Verfassenfenster geöffnet mit Ihrer Datei direkt als Anhang.

Hinweis: Aktuell können Sie maximal eine Datei versenden! Möchten Sie einen ganzen Block von Dateien per E-Mail senden, empfiehlt es sich, erst das Verfassenfenster zu öffnen und dort beliebig viele Dateien im Fenster fallen zu lassen.

Drop Zone verstecken

Da die infra-struktur quasi an der Mausbewegung erkennt, ob Sie eine Datei ins Browserfenster ziehen möchten, wird genau dann die infra-struktur mit der blauen Drop Zone überlagert. Das führt in der Praxis natürlich zu dem Problem, dass Sie die anderen Drag & Drop Bereiche innerhalb der infra-struktur wie z.B. der Drag & Drop Bereich zum Versionieren von Dokumenten, nicht mehr erreichen können.

Möchten Sie z.B. eine neue Version zu einem bestehenden Dokument hinzufügen, können Sie auf der Startseite das bestehende Dokument anklicken. Es öffnet sich das Sidepanel. Hier gibt es einen separaten Drag & Drop Bereich zum Versionieren. Da beim Ziehen einer Datei auf den Browser, aber direkt die blaue Drop Zone erscheint, können Sie diese Stelle jedoch gar nicht erreichen, weil Sie eben von der blauen Drop Zone überlagert ist. Die Lösung: Ziehen Sie die Datei auf den Bereich Drop Zone verstecken. Nun wird die blaue Drop Zone ausgeblendet und Sie können die Datei im Drag & Drop Bereich zum Versionieren fallen lassen.

Signatur-Verwaltung

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Nach dem Update finden Sie unter „Einstellungen“ einen neuen Menüpunkt „Signaturen“

Hier können sie alle Ihre Signaturen bearbeiten, erstellen und löschen. Was sie bisher im etwas schmalen Bereich des EMail-Verfassen-Fensters machen mussten, geht hier mit mehr Platz und auf einen Blick.

Außerdem können Sie von Ihrem Administrator einrichten lassen, dass ein oder mehrere Benutzer das Recht bekommen, die Signaturen des gesamten Unternehmens zu bearbeiten. Damit lässt sich problemlos ein einheitliches CI-Konzept umsetzen.

Nach dem Öffnen sehen Sie zuerst nur Ihre eigenen Signaturen.

signaturmanager

Vom Administrator legitimierte Anwender können alle Signaturen zu verwalten. Dazu setzen Sie einfach den Haken bei „alle Signaturen“, um alle anzuzeigen. ACHTUNG: dabei kann es zu etwas längerer Ladezeit kommen.(1-2 Minuten)  Entsprechende Warnmeldungen des Browsers sollten sie dabei bestätigen.

Sie sehen die Benutzer alphabetisch aufgelistet und die jeweiligen Postfächer des Benutzers darunter mit deren Signaturen. Wo noch keine Signatur vorhanden ist, können Sie hier eine neue anlegen.

Bearbeiten von bestehenden Signaturen

Um eine Signatur zu ändern, klicken sie zuerst auf „Bearbeiten“. Sie befinden sich jetzt im Editor-Modus und können mit den vorhandenen Werkzeugen Ihre Signatur gestalten.signaturmanager_edit

Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, bestätigen Sie die Änderungen mit „Speichern“ oder mit „Speichern unter“, um die bearbeitete als neue Signatur speichern.

Definieren sie auch, ob ihre Signatur der Standard für das aktuelle Postfach sein soll.

TIPP: Ihnen reichen die Möglichkeiten des integrierten Editors nicht aus? Da wir die einheitliche Sprache HTML verwenden, können sie beliebige Editoren verwenden.

Z. B. https://html-online.com/editor/ 

Auf der Beispielseite können Sie den Editor verwenden und auf der rechten Seite den sogenannten Quelltext dazu kopieren.

Gehen Sie dann in den Bearbeiten-Modus der Signatur-Verwaltung. Wählen Sie in der Toolbar den Button ganz rechts „Source bearbeiten“ . Dann wird Ihnen die Signatur im ziemlich kryptischen HTML-Code angezeigt. Löschen sie alles und kopieren sie den zwischengespeicherten Quelltext hier rein. Dann einfach den Sourcecode Modus wieder verlassen und Sie sehen das Ergebnis. Dies können Sie jetzt wieder beliebig speichern.

Alle Signaturen bearbeiten

Wenn Sie den Haken „alle Signaturen“ angeklickt haben, erhalten Sie eine Liste aller im System vorhandenen Benutzer mit deren Postfächern.

Signaturen lassen sich nun einfach von einem zum nächsten Benutzer kopieren.

Eine Funktion, die automatisch ein und dieselbe Signatur für alle Benutzer einstellt, steht nicht zur Verfügung.