Mit dem (neuen) Aufgabenmodul haben Sie die Möglichkeit, sich selbst Aufgaben zeitgesteuert anzulegen, diese zu delegieren, Aufgaben mehreren zur Erledigung hin zu legen (Gruppenaufgaben), sowie gezielt Anrufe, Mails und andere Aktivitäten über eine Aufgabe in die Wiedervorlage zu legen.

In der Übersicht der Aufgaben sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben sie noch offen haben, welche erledigt sind und welche Aufgaben sie an andere delegiert haben. Zudem haben Sie die Möglichkeit, über den Reiter „Alle“ sich sämtliche derzeitigen Aufgaben anzusehen, so diese im Archiv für sie freigeschaltet sind.

Durch die Möglichkeit, Aufgaben zu archivieren und zu globalisieren (rechts vor dem DS-Verknüpfen-Feld) haben wir eine Transparenzstruktur implementiert, wie Sie bei E-Mails, Dokumenten und vor allem Merkzetteln identisch ist. Archivierte Aufgaben können alle User im Datensatz sehen, bzw. im Reiter „Alle“. Durch das Globalisieren können Aufgaben gezielt mehreren Adressaten hingelegt werden, inklusive einem Rotstatus auf der Startseite. Somit ist auch die Anforderung einer „Gruppenaufgabe“ umgesetzt.

Im gelb/rot – Reiter sind entsprechend zu allen anderen Modulen die eigenen noch nicht abgearbeiteten Aufgaben sichtbar, unter delegiert die, die ich anderen hingelegt habe.

Die delegierten Aufgaben bleiben zunächst beim Anleger im gelben Status und dadurch auf der eigenen Startseite, um im Blickfeld zu bleiben, können dann je nach dem, auf grün gesetzt werden. man sieht aber auch stets den eigentlichen Status beim „Empfänger“ der Aufgabe.

Beim Anlegen einer neuen Aufgabe gehen Sie wie folgt vor:

Vergeben Sie zunächst den Titel und die nötige Beschreibung.

Anschließend können Sie im rechten Bereich des Aufgabe-Anlegen – Bildschirms Ihre Einstellung bzgl. Adressat der Aufgabe, Archiv und Globalisierenfunktion, Fälligkeit / Priorität und Vorlauf definieren. Die Fälligkeit wandert in Abhängigkeit von der Priorität automatisch mit, kann jedoch auch händisch gesetzt werden. Der Vorlauf bringt die Aufgabe in der gewählten Zeit vor der eigentlichen Fälligkeit auf die jeweilige To-Do – Liste.

Sie haben die Möglichkeit verschiedene Wiederholungsoptionen und -intervalle zu nutzen, um wiederkehrende Aufgaben abzubilden:

Es können tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Wiederholungen gewählt. werden, ebenso die Häufigkeit der Wiederholung (z.B. jede Woche alle 2 Wochen, usw…

Bei wöchentlichen Wiederholungen können sie diese wochentagsgenau definieren, bei monatlichen Wiederholungen entweder nach tag oder Datum (bspw. jeden l1. Montag im Monat…).

Das Ende einer Wiederholung ist jeweils entweder fix terminiert, es wird eine Gesamtzahl an Aufgaben vorgegeben oder es gibt kein fest gesetztes Ende.

Über „Speichern“, bzw. „Speichern und Schließen“ legen Sie die Aufgabe für sich oder die Kollegen an. Und diese taucht in der entsprechenden Liste der Übersicht (s.o.) auf bzw. auf den jeweiligen Startseiten.

Das hier zum Schluss aufgeführte Beispiel zeigt eine Aufgabe ohne Wiederholung, angelegt vom Benutzer Lena Bartels für die Kollegin Marie Heins mit der Fälligkeit am 01.12.2014. Die hinterlegte Zeit ist für die  Implementierung einer Alarmfunktion relevant (s.u.).

Die Aufgabe ist archiviert, somit für alle sichtbar im Datensatz (hier nicht, da nicht verknüpft) und wurde zudem archiviert für den Benutzer Heinz Neumann, der diese Aufgabe nun ebenfalls im roten Status auf seiner Startseite hat (am 01.12.2014).

Zu den Möglichkeiten, der Alarmierung, bzw. sich erinnern zu lassen.

Mit dem Aufgabenmodul, haben Sie die Möglichkeit, den bzw. die Empfänger einer Aufgabe zeitgenau an diese zu erinnern. Diesen Zeitpunkt kann der Aufgabenanleger definieren. Es ist jedoch ebenso möglich, dass auch der Anleger an die Fälligkeit einer Aufgabe erinnert wird.

Um eine Alarmierung zu aktivieren, setzen sie den entsprechenden Schalter auf „aktiviert“.
Nun haben Sie hier die Möglichkeit, den Alarm für den (oder im Falle einer Globalisierung) die Empfänger zeitgenau zu setzen. Die Empfänger, die einen Alarm / eine Erinnerung erhalten sollen, haken sie entsprechend an.

Über Datum und Zeit wählen sie den gewünschten Zeitpunkt der Alarmierung aus.

Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass der Ersteller der Aufgabe ebenfalls alarmiert wird, entweder generell (immer aktiviert) zu dem gewählten Zeitpunkt oder nur dann, wenn die entsprechende Aufgabe vom Empfänger noch nicht erledigt ist (nur offene).

Somit können sie gewährleisten, dass sowohl der Empfänger, der eine Aufgabe erledigen soll, als auch der Anleger, der diese delegiert, die Aufgabe nicht aus dem Blickfeld verliert, sondern zum gewählten Zeitpunkt aktiv vom System per Pop – Up benachrichtigt wird.

Verzweigung zu anderen Modulen / Aktivitäten via Aufgaben
„auf Wiedervorlage legen“

Zudem bietet das neue Aufgabenmodul, aus verschiedenen Aktivitäten direkt eine Aufgabe zu machen. Aus E-Mails, Anrufen, internen Messages, Terminen und Datensätzen lassen sich direkt über das kleine Aufgabe-Anlegen-Symbol Aufgaben generieren.

Die wichtigsten Informationen werden direkt in den Aufgabentitel übernommen, bei E-Mails der Betreff, bei Anrufen die relevanten Infos des Anrufs und so weiter. Ebenfalls übernommen werden automatisch die jeweiligen DS-Verknüpfungen. Über einen eigenen Spoing – Knopf kann man aus einer solch angelegten Aufgabe in die Ursprungsaktivität springen. Somit kann man sich E-Mails, Anrufe etc. termingerecht in die Wiedervorlage legen, wird zeitgenau daran erinnert, etwas weiter zu bearbeiten und muss die eigentliche Aktivität nicht so lange auf gelb lassen.

Die neue E-Mailsuche bietet die Möglichkeit, bestimmte E-Mails differenziert wieder zu finden. Nach wie vor öffnet die Mailsuche oben rechts im System eine Volltextsuche über alle berechtigten Mails. Im Beispiel würden also sämtliche Mails gefunden, die im Mailtext oder im Betreff das Wort „Terminvorschlag“ enthalten.

Mit der neuen Suche haben Sie aber auch die Möglichkeit, differenzierter zu suchen, nach bestimmten Werten im Betreff, Namen der Absender, oder Absenderadressen. Aktivieren Sie diese Suche in der Mailzentrale über den Knopf „suchen“.

Es öffnet sich nun die Suchfunktion, durchsucht wird jeweils das angeklickte Mailfach oder beispielsweise der Postausgang, so dieser ausgewählt ist. Wenn Sie mehrere Mailfächer im Zugriff haben, können Sie zudem den Reiter „mein Posteingang“ auswählen, dann werden alle Mailfächereingänge durchsucht, die Sie direkt im Zugriff haben.

 Wählen Sie zunächst den Bereich aus, in dem primär gesucht werden soll und klicken Sie diesen an. In diesem Fall beispielsweise den Absendernamen.

Das System bietet Ihnen direkt nach Eingabe die in Frage kommenden Werte an, welche Sie durch Anklicken übernehmen können, alternativ wählen Sie die erste Auswahlmöglichkeit, in diesem Fall „enthält“ Zimmermann, um eben alle Treffer anzeigen zu lassen, in denen als Absendername „Zimmermann“ vorkommt. Im Hintergrund wird die Trefferliste bereits angezeigt.

Sie können nun verschiedene Suchoptionen kombinieren und hintereinander ergänzen, um den Trefferbereich entsprechend einzugrenzen.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, den Zeitraum der Treffer einzugrenzen. Zudem können Sie nach Mailanhängen suchen, nach Dateityp oder Dateiname und dieses auch mit den anderen Optionen kombinieren.

Über das rote X oben können Sie die Suchergebnisse und Selektionen wieder löschen.

Eine weitere bequeme Funktion, um Mails eines bestimmten Absenders zu suchen und zu selektieren ist die kleine Lupe hinter einer Absenderadresse bei eingehenden Mails

Mit Klick auf diese Lupe werden sämtliche E-Mails dieses Absenders, die in dem entsprechenden Mailfach angekommen sind, gesucht und angezeigt.